Conditions-generales

Objet

La société LICO (ci-après : « LICO ») propose des prestations de services en matière de démarches liées aux opérations d’immatriculation, livraison d’un véhicule, de stockage, ainsi que d’accompagnement et de conseils dans la mise en œuvre de ces prestations.

Les présentes conditions générales s’appliquent sans restriction ni réserve à toute commande de services  auprès de LICO. Elles ont pour objet de définir les modalités et conditions de fourniture des Services au bénéfice du client y ayant souscrit dans les conditions définies à l’article « Souscription aux Services et acceptation des conditions générales » (ci-après le « Client »).

Si le Client a accepté un devis, dans les conditions prévues à l’article « Demande de Devis » (ci-après : le « Devis »), ce Devis et les présentes conditions générales constituent un ensemble contractuel indissociable. En cas de contradiction, les dispositions du (des) Devis prévalent sur les présentes conditions générales. En cas de contradiction entre différents Devis, le document le plus récent prévaut sur les plus anciens.

Les présentes conditions générales prévalent sur toutes autres conditions générales ou particulières non expressément agréées par LICO.

Principales définitions

Dans les présentes conditions générales, les termes suivants, employés avec une première lettre majuscule, auront les significations respectives suivantes :

Application

éditée par LICO et accessible sur le Site en mode « SaaS » (Software as a Service).

Compte Client

Le compte ouvert sur le Site pour le Client, pour lui permettre d’utiliser les Services.

Comptes Utilisateurs

Les comptes ouverts sur le Site pour chaque Utilisateur et dépendant du Compte Client. Chaque Compte Utilisateur est nominatif et personnel à l’Utilisateur correspondant.

Documents Client

Les documents du Client faisant l’objet des Services d’immatriculation et de livraison de véhicule définis dans les présentes conditions générales.

Espace Client

L’interface réservée au Client, auquel celui-ci et les Utilisateurs ont accès, par l’intermédiaire du Compte Client et des Comptes Utilisateurs, et qui leur permet de gérer leur utilisation des Services.

Informations Confidentielles

Toutes les informations et/ou données, sous quelque forme et de quelque nature que ce soit, incluant notamment tous documents écrits ou imprimés, tous fichiers informatiques, échantillons, modèles et/ou connaissances protégeable ou non par un droit de propriété intellectuelle, ainsi que toutes informations écrites ou orales, de nature notamment commerciale, financière, administrative, juridique ou technique, appartenant à une Partie ou relatifs à celle-ci, auxquels l’autre Partie aura accès à l’occasion de la fourniture des Services, pour lesquelles la Partie qui communique ces informations a indiqué de manière non équivoque leur caractère confidentiel, ou, dans le cas d’une communication orale, visuelle ou sur un support écrit, a fait connaître oralement leur caractère confidentiel au moment de la communication. Sont notamment considérées comme des Informations Confidentielles les Documents Clients et plus généralement, toute donnée, information ou documents communiqués par le Client à LICO aux fins des présentes.

Services

L’ensemble des prestations proposées par LICO, précisées à l’article « Description des Services ».

Signataires Tiers

Les personnes physiques devant signer les Documents Client au moyen du Service de signature électronique, qui ne sont pas des Utilisateurs utilisant les Services.

Site

Le site internet www.activeimmat.com exploité par LICO.

Utilisateurs

Les membres du personnel et collaborateurs du Client, sélectionnés par celui-ci pour utiliser les Services définis aux présentes.

SIV

Le Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) est un fichier national placé sous la responsabilité du Ministère de l’intérieur. Il sert à la gestion des certificats d’immatriculation (cartes grises) et des autres documents administratifs liés aux véhicules en circulation.

Immatriculation

Toutes actions nécessaires après du SIV, pour délivrer une combinaison unique de chiffres ou de lettres destinée à identifier facilement un véhicule terrestre (automobile, motocyclette, camion, véhicule agricole, etc…)

Site et Services réservés aux professionnels

Le Site et les Services sont conçus pour et destinés à un usage professionnel et s’adressent ainsi exclusivement aux professionnels dans le cadre de leur activité.

Souscription aux Services et acceptation des conditions générales

Ouverture de Comptes

Lors de la souscription aux services, le Client ouvre un Compte Client sur le Site, au choix :

• soit en remplissant le formulaire prévu à cet effet sur le Site. A cette fin, le Client doit fournir l’ensemble des informations marquées comme obligatoires. Toute inscription incomplète ne pourra donner lieu à l’ouverture du Compte Client.
• soit en soumettant une demande d’ouverture de Compte Client par écrit à LICO qui lui adressera en retour, par tout moyen utile et notamment par email, un lien permettant au Client d’activer son Compte Client, ainsi que de choisir un mot de passe.

L’ouverture du Compte Client entraîne l’attribution d’un Espace Client lui permettant de gérer son utilisation des Services, sous une forme et selon les moyens techniques que LICO juge les plus appropriés. Dès l’ouverture du Compte Client, le Client donne mandat à LICO pour réaliser en son nom toutes les démarches administratives enregistrées depuis son Espace Client.

Il appartient ensuite au Client de sélectionner, parmi les Utilisateurs, un ou plusieurs administrateurs en charge de gérer l’accès des Utilisateurs aux Services, de leur ouvrir des et de leur affecter des identifiants de connexion personnels et de leur demander de choisir leurs mots de passe.

Le Client s’engage à veiller à ce que les Utilisateurs ne permettent à aucun tiers d’utiliser les Comptes Utilisateurs à leur place ou pour leur compte, sauf à en supporter l’entière responsabilité. Il reconnaît expressément que toute utilisation des Services avec ces identifiants de connexion sera réputée avoir été effectuée par les Utilisateurs correspondants.

Le Client reconnaît et accepte expressément que les Utilisateurs sont seuls responsables du maintien de la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe. Il s’engage à contacter sans délai LICO, par tout moyen écrit utile et notamment par email, s’il apparaît qu’un Compte Utilisateur a été utilisé à l’insu de son Utilisateur.

Demande de Devis

Le Client peut également prendre attache directement avec LICO, à l’adresse de contact indiquée sur le Site, pour souscrire aux Services. A cette fin, il lui appartient de fournir à LICO les informations et documents utiles afin de permettre à celle-ci d’identifier ses besoins et attentes.

Sur la base de ces informations et documents, LICO établira un Devis indiquant les caractéristiques de ces Services spécifiques, leur prix et les modalités de son paiement. Sauf mention contraire, ce Devis est valable pendant un mois à compter de son émission. A défaut de validation par le Client dans ce délai, il sera caduc.

Le Client doit valider le Devis dans le délai ci-dessus, par tout moyen écrit utile et notamment par email. Lorsque le Client a validé le Devis, il ouvre un Compte Client sur le Site, s’il ne l’a pas déjà fait, dans les conditions décrites ci-dessus.

Acceptation des conditions générales

Lors de la souscription aux services sur le Site, le Client accepte les présentes conditions générales au moyen d’une case à cocher dans le formulaire d’inscription.

Si le Client a soumis une demande d’ouverture de compte par tous autres moyens, le Client accepte les présentes conditions générales au moyen d’une signature de celles-ci.

Si le Client a commandé des Services spécifiques, toute validation d’un Devis, expresse ou implicite, emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions générales, dans leur version en vigueur à la date du Devis concerné.

Cette acceptation ne peut être que pleine et entière. Toute acceptation sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. Le Client qui n’accepte pas d’être lié par les présentes conditions générales ne doit pas commander de Services auprès de LICO.

Demande de modification des Services

Toutes demandes de modifications des Services spécifiques visées dans le Devis pourront être effectuées selon l’une des modalités suivantes :

• Ces demandes pourront être négociées directement entre le Client et LICO. En cas d’accord trouvé entre les Parties, les modifications feront l’objet d’un Devis complémentaire ou d’un nouveau Devis, dont les dispositions prévaudront sur l’ancien. A défaut d’indication dans le nouveau Devis, les périodes d’engagement restent identiques au premier Devis.
• Le Client pourra également saisir Dès la prise en compte de ces demandes, les informations relatives à ces modifications seront accessibles au Client, par l’intermédiaire de son Espace Client.

Description des Services

Service d’immatriculation

LICO fournit le service d’enregistrement de démarches liées aux opérations d’immatriculation et de livraison d’un véhicule selon les modalités suivantes.

Caractéristiques du service

Le Service de démarches liées aux opérations d’immatriculation permet à un Utilisateur de collecter des informations et des Documents Client afin d’effectuer les démarches liées aux opérations d’immatriculation du véhicule vendu au tiers.

Processus d’Immatriculation

Si une vente a été réalisé, il appartient au Client de communiquer à LICO les coordonnées, notamment les nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone desdits tiers, ainsi que toutes informations du véhicule nécessaire à son immatriculation.

A réception de ces informations, LICO envoie au tiers, par tout moyen utile, un lien à partir duquel il devra renseigner toutes les informations et fournir tous les justificatifs nécessaires aux démarches d’immatriculation du véhicule.

Une fois les informations et les documents du tiers validés ainsi que les informations du véhicule renseignées, le client pourra déclencher les démarches liées aux opérations d’immatriculation du véhicule et du véhicule à reprendre le cas échéant,

LICO propose la signature électronique des formulaires « CERFA » obligatoires pour toutes démarches liées aux opérations d’immatriculation. Il s’agira plus précisément d’une signature électronique faible au sens du Règlement eIDAS.

Disponibilité des Services

A la demande du Client, LICO peut garantir, sauf cas de force majeure, le maintien de l’accès aux Services 24h/24h et 7j/7j, ainsi que le niveau de disponibilité et les conditions de gestion et de résolution des incidents (ci-après : le « Service Disponibilité »).

Le Client reconnaît et accepte expressément qu’eu égard à la complexité d’Internet, l’inégalité des capacités des différents sous-réseaux, l’afflux à certaines heures des Utilisateurs, aux différents goulots d’étranglement sur lesquels LICO n’a aucune maîtrise, la responsabilité de LICO sera limitée au fonctionnement de ses serveurs, dont les limites extérieures sont constituées par les points de raccordement.

LICO ne saurait être tenue pour responsable (i) des vitesses d’accès à ses serveurs, (ii) des ralentissements externes à ses serveurs, et (iii) des mauvaises transmissions dues à une défaillance ou à un dysfonctionnement de ces réseaux.

Le Client reconnaît et accepte que le Service Disponibilité ne couvre pas toute panne ou interruption intervenant du fait des opérateurs télécoms ou fournisseurs d’accès à internet.

Support technique

Pour toute question liée à l’utilisation des Services, LICO assure un service de support technique, consistant en une assistance et un conseil.

Le support technique est accessible par email et/ou par téléphone, aux coordonnées indiquées sur le Site, du lundi au vendredi, hors jours chômés ou fériés, de 9 heures à 18 heures.

En fonction du besoin identifié, LICO estimera le délai de sa réponse et la nature de celle-ci et en tiendra informé le Client.

Hébergement des données du Client

LICO s’engage à assurer, dans les termes d’une obligation de moyens, l’hébergement des Documents Client, conformément aux usages de la profession et à l’état de l’art, sur des serveurs situés dans l’Union Européenne et par un prestataire d’hébergement professionnel, exerçant son activité conformément aux usages de la profession et à l’état de l’art.

Dans ce cadre, LICO s’engage à fournir au Client des capacités de stockage et de traitement suffisantes pour l’exploitation des Services, conformément aux usages de la profession et à l’état de l’art.

LICO s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des moyens techniques, conformes à l’état de l’art, nécessaires pour assurer la sécurité et de l’accès aux Services, aux Documents Client et aux Dossiers de Preuve, portant sur la protection et la surveillance des infrastructures, le contrôle de l’accès physique et/ou immatériel auxdites infrastructures, ainsi que sur la mise en œuvre des mesures de détection, de prévention et de récupération pour protéger les serveurs d’actes malveillants.

LICO s’engage également à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements automatisés de données mis en œuvre pour les besoins des Services..

Services d’accompagnement

Sur demande du Client, LICO peut fournir des prestations de formation et d’accompagnement dans la mise en œuvre des Services visés ci-dessus. Dans le cadre de cet accompagnement, LICO peut également personnaliser l’Espace Client en y apposant le logo du Client.

Aux fins de réalisation de ces prestations, LICO peut soit affecter le nombre de jours-hommes nécessaires, en fonction des besoins exprimés par le Client, soit prévoir un nombre maximum de jours-hommes qu’il appartiendra au Client d’utiliser en fonction des prestations dont il souhaite bénéficier.

Les conditions de réalisation de ces prestations, notamment le choix du mode d’affectation de jours-hommes, sont précisés dans le Devis.

Autres Services

LICO se réserve la possibilité de proposer tout autre qu’elle jugera utile, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques qu’elle estimera les plus appropriés pour rendre lesdits Services.

Conditions financières

Prix des services

Les prix des Services sont indiqués sur le Site ou, le cas échéant, dans le Devis. Sauf mention contraire, il est exprimé en euros et hors taxes.

LICO se réserve le droit, à sa libre discrétion et selon des modalités dont elle sera seule juge, de proposer des offres promotionnelles ou réductions de prix.

Les services considérés comme des demandes spéciales par l’ANTS et qui ne sont pas réalisables par le biais de l’interface du SIV sont facturés 30,00€ ht/démarche.

Pour toutes  démarches de type déclaration d’achat, les frais associés à
la déclaration de cession seront automatiquement facturés.

Révision des prix

Le prix d’un Service, peut faire l’objet d’une révision par LICO à tout moment, à sa libre discrétion. Le Client sera informé de ces modifications par LICO par tout moyen écrit utile (et notamment par email) au minimum un (1) mois avant la date de début de l’entrée en vigueur du nouveau prix.

Une fois entré en vigueur, le nouveau prix s’applique lors de chaque démarche. Le Client qui n’accepte pas le nouveau prix doit nous en informer par tout moyen utile, son compte Client sera alors supprimé. A défaut, il sera réputé avoir accepté le nouveau tarif.

Facturation et modalités de paiement

Sauf accord spécifique entre le Client et LICO :

• Le prix est exigible à la date de chaque démarche liée aux opérations d’immatriculation qui aura obtenu une réponse positive du SIV.

Les modalités de paiement du prix des Services spécifiques s’effectue par prélèvement bancaire sauf indication contraire dans le Devis.

Ces prix font l’objet de factures, communiquées au Client par tout moyen utile. Sauf accord particulier entre le Client et LICO, leur paiement s’effectue à la date de chaque démarche liée aux opérations d’immatriculation déclenchée par l’Utilisateur qui aura obtenu une réponse positive du SIV.

Retards et incidents de paiement

Le Client est informé et accepte expressément que tout retard ou incident de paiement de tout ou partie d’une somme due à son échéance entraînera automatiquement, sans mise en demeure préalable, la facturation au profit de LICO d’un intérêt de retard ou d’incident au taux de trois (3) fois le taux de l’intérêt légal, assis sur le montant de l’intégralité des sommes dues par le Client et d’une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros au titre des frais de recouvrement.

En outre, en l’absence de paiement d’une somme due à son échéance dans les quinze (15) jours calendaires suivant la réception par le Client d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception, restée sans effet, LICO se réserve la faculté de suspendre les Services et d’exiger le paiement immédiat de l’ensemble des sommes dues par le Client, sans préjudice des dispositions de l’article « Sanction des manquements ».

Convention de preuve

Le Client reconnaît et accepte expressément :

• que les données recueillies sur le Site et les équipements informatiques de LICO font foi de la réalité des opérations intervenues dans le cadre des présentes,
• que ces données constituent le principal mode de preuve admis entre les parties, notamment pour le calcul des sommes dues à LICO.

Le Client peut accéder à ces données dans l’Espace Client.

Obligations et garanties du Client

Obligations des démarches liées aux opérations  d’immatriculation :

Le Client utilisant l’habilitation de LICO pour ses démarches d’immatriculation s’engage à conserver pendant une durée de 5 ans, toutes les pièces constitutives du dossier, notamment l’attestation d’assurance du tiers, le certificat d’immatriculation et/ou le certificat de conformité qui sont en sa possession. Il devra les transmettre dans les 5 jours ouvrés si LICO en fait la demande par tout moyen utile.

Le Client s’engage à suivre et à respecter les règles de la convention d’habilitation individuelle « Professionnel de l’automobile » (accessible sur le site https://immatriculation.ants.gouv.fr/).

Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, le Client s’engage à respecter les obligations qui suivent :

• Le Client s’engage à fournir à LICO tous les documents, éléments, données et informations nécessaires à la réalisation des Services. Plus généralement le Client s’engage à coopérer activement avec LICO, notamment avec son personnel dédié, en vue de la bonne exécution des présentes, et à l’informer de toutes difficultés liées à cette exécution. Il appartient notamment au Client d’alerter LICO de toute attaque, menace potentielle ou tentative d’intrusion de tiers dans le Compte Client et/ou les Comptes Utilisateurs.
• Le Client garantit à LICO que toutes les données informations qu’il lui communique dans le cadre de la réalisation des Services, notamment celles relatives à l’identité des Utilisateurs et des tiers, sont exactes, à jour et sincères et ne sont entachées d’aucun caractère trompeur. Il s’engage à mettre à jour ces informations dans l’Espace Client en cas de modifications, afin qu’elles correspondent toujours aux critères susvisés.
• Le Client s’engage à informer les Utilisateurs de l’existence du Site et des Services, ainsi qu’à leur fournir toutes informations utiles pour leur permettre une bonne utilisation des Services et faciliter leur accès.
• Le Client s’engage, dans son usage des Services, à respecter les lois et règlements en vigueur et à ne pas porter atteinte aux droits de tiers ou à l’ordre public.
• Le Client est seul responsable de son utilisation des Services, ainsi que de l’utilisation des Services par les Utilisateurs eux-mêmes. A cet égard, il se porte garant contre toute mauvaise utilisation, utilisation non conforme ou illicite, que les Utilisateurs pourront faire des Services, notamment contre les atteintes aux lois et règlements en vigueur.

  Le Client est ainsi exclusivement responsable de la mise en place de toutes procédures destinées à prévenir ou à réparer la commission de tels actes.

  Il est également de la responsabilité du Client de s’assurer de la légalité et de la validité des Documents Tiers qu’il collectera physiquement et faisant l’objet des Services.

  Le Client est également seul responsable des relations pouvant naître entre lui et les Utilisateurs, notamment tous différends ou litiges ayant pour cause ou origine l’utilisation des Services.

  Il est notamment seul responsable des délégations de pouvoir et/ou de signature accordées aux Utilisateurs auxquels il affecte les signatures électroniques.

  La responsabilité de LICO ne pourra en aucun cas être engagée à ce titre.

• Le Client est seul responsable des relations pouvant naître entre lui, les Utilisateurs et les tiers, dans le cadre de l’Utilisation des Services.
• Le Client reconnaît et accepte expressément qu’il est de sa responsabilité de prendre les mesures nécessaires pour sauvegarder par ses propres moyens les informations de son Espace Client qu’il juge nécessaires.
• Le Client est informé et accepte que la mise en œuvre des Services nécessite que les Utilisateurs soient connectés à internet et que la qualité des Services dépend directement de cette connexion, dont il est seul responsable.
• Le Client s’interdit, en son nom et au nom des Utilisateurs de monnayer, céder, concéder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations au titre des présentes à un quelconque tiers, y compris si ce tiers a un lien direct ou indirect avec le Client ou l’un des Utilisateurs, de quelque manière que ce soit.
• Le Client garantit LICO contre toutes plaintes, réclamations, actions et/ou revendications quelconques qu’elle pourrait subir du fait de la violation, par le Client de l’une quelconque de ses obligations aux termes des présentes. Il s’engage à payer à LICO tous les frais, charges et/ou condamnations qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait.

Obligations et responsabilité de LICO

Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, LICO s’engage à respecter les obligations qui suivent :

• LICO s’engage à fournir les Services avec diligence et selon les règles de l’art, et garantit que les Services sont réalisés à un niveau de sécurité et de confidentialité conformes aux exigences de la profession. Toutefois, le Client reconnaît et accepte expressément qu’il pèse sur LICO une obligation de moyens, à l’exclusion de toute obligation de résultat.
• LICO s’engage à ne pas diffuser ou partager les informations, documents, données et plus généralement tous les éléments qui pourront lui être transmis dans le cadre des , avec quelque tiers que ce soit, à l’exception de ses sous-traitants pour les seuls besoins de la réalisation des Services, sauf demande ou accord exprès du Client.
• LICO certifie qu’elle est titulaire d’une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle. Elle s’engage à maintenir en vigueur cette police d’assurance pendant la durée des présentes.
• LICO s’engage à procéder régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l’accessibilité des Services. A ce titre, LICO se réserve la faculté d’interrompre momentanément l’accès aux Services pour des raisons de maintenance. De même, LICO ne saurait être tenue responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès aux Services qui auraient pour origine des circonstances qui lui sont extérieures ou qui seraient dues à des perturbations des réseaux de télécommunication.
• LICO ne saurait être tenue pour responsable des retards imputables à la communication tardive ou défectueuse par le Client de toutes informations et données nécessaires à la mise en œuvre des Services, à leur contrôle par la préfecture ou l’Agence Nationale des Titres Sécurisés et plus généralement, de tous faits imputables au Client, ainsi que des défauts qui ne seraient pas directement et exclusivement imputables à LICO.
  Plus particulièrement, la responsabilité de LICO  ne saurait être engagée dans l’hypothèse où les emails envoyés au Client et/ou aux Signataires tiers dans le cadre de la réalisation des Services se retrouveraient dans leurs courriers indésirables.
• En tout état de cause, LICO ne saurait être redevable envers le Client du paiement de dommages et intérêts, de quelque nature qu’ils soient, directs, matériels, commerciaux, financiers ou moraux, en raison de l’exécution des présentes, pour un montant supérieur aux montants facturés par LICO dans ce cadre ayant entrainé sa responsabilité, durant les douze (12) mois précédant la survenance du dommage prétendu. La responsabilité de LICO ne pourra au demeurant être engagée que si le Client a émis une réclamation, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai d’un mois suivant ladite survenance.

Sanctions en cas de manquements

En cas de manquement à l’une quelconque des dispositions des présentes conditions générales, ou plus généralement, d’infraction aux lois et règlements par le Client, LICO se réserve le droit de :

• suspendre, supprimer ou empêcher l’accès aux Services du Client, auteur du manquement ou de l’infraction, ou y ayant participé,
• prendre toutes mesures appropriées et engager toute action en justice,
• avertir le cas échéant les autorités compétentes, coopérer avec elles et leur fournir toutes les informations utiles à la recherche et à la répression d’activités illégales ou illicites.

En cas de manquement du Client à une obligation essentielle découlant des présentes conditions générales, LICO se réserve le droit de résoudre son accès à tout ou partie des Services, trente (30) jours après réception, par le Client, d’une mise en demeure restée sans effet, adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, mentionnant l’intention de faire application de la présente clause, sans préjudice de tous dommages et intérêts qui pourraient être réclamés à l’Utilisateur. Elle entraîne automatiquement la suppression du Compte Client, sans préjudice des autres conséquences éventuellement induites en application des présentes conditions générales.

Propriété intellectuelle de LICO

Les présentes conditions générales ne confèrent au Client aucun droit de propriété intellectuelle de quelque nature que ce soit sur le Site, l’Application et plus généralement, sur les systèmes, logiciels, structures, infrastructures, bases de données et contenus de toute nature (templates, textes, images, visuels, musiques, logos, marques, base de données, etc …) exploités par LICO dans le cadre de la fourniture des Services.

Le Client ne dispose que d’une licence d’utilisation de ces éléments, aux seules fins de son utilisation des Services.

Tous désassemblages, décompilations, décryptages, extractions, réutilisations, copies et plus généralement, tous actes de reproduction, représentation, diffusion et utilisation de l’un quelconque de ces éléments, en tout ou partie, sans l’autorisation de LICO sont strictement interdits et pourront faire l’objet de poursuites judiciaires.

Confidentialité

LICO et le Client s’engagent à ce que les Informations Confidentielles :

• soient gardées strictement secrètes ;
• ne soient divulguées de manière interne qu’aux seuls membres de son personnel, ayant à en connaître ainsi qu’à ses auditeurs, conseils ou prestataires externes tenus aux mêmes obligations de confidentialité que celles prévues aux présentes et ne soient utilisées par ces derniers que dans le but défini au préambule du présent accord ;
• ne soient pas utilisées, totalement ou partiellement, dans un autre but que celui défini par le présent accord, sans le consentement préalable et écrit de la Partie divulgatrice ;
• ne soient ni divulguées ni susceptibles d’être divulguées, soit directement, soit indirectement, à tout tiers ou à toutes personnes autres que celles mentionnées à l’alinéa (ii) ci-dessus ;
• ne soient ni copiées, ni reproduites, ni dupliquées totalement ou partiellement lorsque de telles copies, reproductions ou duplications ne sont pas pour ses besoins propres ou n’ont pas été autorisées par la Partie divulgatrice et ce, de manière expresse et par écrit.

Cette obligation ne s’étend pas aux documents et informations :

• dont la partie qui les reçoit avait déjà connaissance ;
• déjà publics lors de leur communication ou qui le deviendraient sans violation du présent accord ;
• qui auraient été reçus d’un tiers de manière licite ;
• dont la communication serait exigée par les autorités judiciaires, en application des lois et règlements ou en vue d’établir les droits d’une partie au titre des présentes.

LICO et le Client s’engagent également, dès l’échéance ou la résiliation des Services, à restituer à l’autre partie et/ou à détruire l’ensemble des documents contenant des Informations Confidentielles qui lui ont été fournis pendant la durée d’exécution des présentes et à ne pas en conserver de copie.

Il est expressément convenu entre LICO et le Client que les Informations Confidentielles resteront la propriété de la partie les ayant divulguées et que leur divulgation au titre des présentes ne peut en aucun cas être interprétée comme conférant de manière expresse ou implicite à la partie qui les reçoit un droit quelconque, notamment de propriété intellectuelle, sur celles-ci.

La présente obligation de confidentialité continuera à produire ses effets pendant les cinq (5) ans suivant la fin des Services, pour quelque raison que ce soit.

Protection des données à caractère personnel

Pour les besoins du présent article, les termes « données à caractère personnel », « délégué à la protection des données », « traiter/traitement », « responsable du traitement », « destinataire », « sous-traitant » et « transférer/transfert » ont la même signification que celle qui leur est donnée dans le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après : le « RGPD »).

Dispositions générales

LICO et le Client chacun pour ce qui la concerne, la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel, notamment, loi relative à l’Informatique et aux Libertés du 6 Janvier 1978 (ci-après : la « Loi Informatique et Libertés ») et le RGPD.

LICO pratique une politique de protection des données personnelles en conformité avec la réglementation européenne sur la protection des données (RGPD) afin de vous garantir un traitement responsable et sécurisé des données récoltées.

 Traitements opérés par LICO en qualité de sous-traitant du Client LICO est autorisée à traiter pour le compte du Client les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les Services.

La nature des opérations réalisées sur les données à caractère personnel est la collecte, le traitement et l’hébergement des données à caractère personnel des signataires des documents du Client dans le cadre de la fourniture des Services.

Les finalité(s) du traitement sont la réalisation des Services.

Les données à caractère personnel traitées sont les données d’identification des signataires des documents du Client.

Les catégories de personnes concernées sont les clients et partenaires commerciaux du Client.

Pour la réalisation des Services, le Client met à la disposition de LICO les informations relatives aux personnes (collaborateurs et tiers).

Le Client est le responsable de traitement des données à caractère personnel visées ci-dessus. Les données à caractère personnel fournies par le Client à LICO aux fins d’exécution des Services demeurent la seule propriété et sous la seule responsabilité du Client.

LICO intervient pour sa part exclusivement en qualité de sous-traitant des données à caractère personnel.

Obligations de LICO en qualité de sous-traitant

LICO s’engage à :

• traiter les données à caractère personnel uniquement aux fins de réalisation des Services ;
• traiter les données à caractère personnel conformément aux instructions documentées du Client. Si LICO considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, elle en informe immédiatement le Client. En outre, si LICO est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel elle est soumise, elle doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
• garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la fourniture des Services ;
• veiller à ce que les membres de son personnel autorisés à traiter les données à caractère personnel :
  • s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
  • reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
• prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
• Sous-traitance: LICO peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le Client dispose d’un délai minimum de 30 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.

  Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations de LICO pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à LICO de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, LICO demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

• Droit d’information des personnes concernées: Il appartient au Client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.
• Exercice des droits des personnes: Dans la mesure du possible, LICO doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

  Lorsque les personnes concernées exercent auprès de LICO des demandes d’exercice de leurs droits, celle-ci doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à l’adresse email communiquée à cette fin par le Client à LICO.

• Notification des violations de données à caractère personnel : LICO notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance et par email, à l’adresse visée ci-dessus. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
• Aide de LICO dans le cadre du respect par le Client de ses obligations: LICO aide le Client, si nécessaire au regard des exigences des autorités de contrôle et notamment la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données et de la consultation préalable de l’autorité de contrôle, prévues par le RGPD.
• Mesures de sécurité : LICO s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
  • la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
  • les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
  • les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
  • une procédure visant à tester, à ’analyser et à ’évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
• Sort des données: A la fin des Services, LICO s’engage, au choix du Client, à détruire ou à renvoyer au Client toutes les données à caractère personnel traitées pour son compte aux fins de la réalisation des Services.

  Si cette option est choisie, le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information de LICO. Une fois détruites, LICO doit justifier par écrit de la destruction.

• Délégué à la protection des données: LICO communique au Client le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, si elle en a désigné un conformément à l’article 37 du RGPD.
• Registre des catégories d’activités de traitement : LICO déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client comprenant :
  • le nom et les coordonnées du Client pour le compte duquel elle agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
  • les catégories de traitements effectués pour le compte du Client ;
  • le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du RGPD, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
  • dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
    • la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
    • des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
    • des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
    • une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
  • Documentation: LICO met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

    Dans le cadre de tels audits, le Client ou l’auditeur mandaté par lui ne seront pas autorisés à accéder aux secrets d’affaires de LICO, aux informations stratégiques de celle-ci ou aux informations que LICO s’est engagée à garder confidentielles. LICO pourra s’opposer à toute mesure de contrôle du Client ou de l’auditeur mandaté par lui qui serait susceptible de leur donner accès à de telles données ou informations, sans que le Client puisse effectuer la moindre réclamation à cet égard. Le Client veillera par ailleurs en tout état de cause à ce que l’auditeur et, plus généralement, le personnel procédant audit contrôle soient soumis à des obligations de confidentialité appropriées.

Obligations du Client en qualité de responsable de traitement vis-à-vis de LICO

Le Client est tenu de s’acquitter des obligations qui lui reviennent en application du RGPD, notamment en ce qui concerne l’obligation d’informer les personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données à caractère personnel, la tenue du registre des traitements mis en œuvre, et plus généralement, du respect des principes issus du RGPD.

Le Client s’engage en outre à :

• fournir au sous-traitant les données visées dans les caractéristiques du traitement ;
• documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par LICO ;
• veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part de LICO ;
• superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de LICO, dans les conditions décrites ci-dessus.

Sous-traitance

Le Client déclare être informé et accepter que LICO se réserve la faculté de recourir à des sous-traitants pour des prestations connexes nécessaires à la réalisation de ses obligations au titre des présentes, sous réserve du respect des dispositions relatives au recours à des sous-traitants amenés à effectuer des activités de traitement de données à caractère personnel spécifiques, prévues à l’article « Protection des données à caractère personnel ».

LICO s’engage à faire respecter par ses sous-traitants les mêmes obligations contractuelles que celles auxquelles elle se soumet dans le cadre des présentes.

Force majeure

Conformément aux dispositions de l’article 1218 du Code Civil, ni le Client, ni LICO ne pourront voir leur responsabilité engagée pour un défaut d’exécution de leurs obligations contractuelles si ce défaut est dû à un événement, indépendant de leur volonté et constitutif de force majeure.

Par force majeure, il faut entendre la survenance d’un événement présentant les caractéristiques d’imprévisibilité, d’irrésistibilité et d’extériorité aux Parties habituellement reconnues par la loi et les tribunaux français. Sont notamment concernés : les grèves, activités terroristes, émeutes, insurrections, guerres, actions gouvernementales, catastrophes naturelles ou défaut imputable à un prestataire tiers de télécommunication.

La partie empêchée devra informer dans les meilleurs délais l’autre partie en indiquant la nature du cas de force majeure. LICO et le Client se rapprocheront afin de déterminer ensemble les moyens les plus appropriés pour pallier, si possible, les conséquences du ou des événement(s) constitutif(s) de la force majeure.

Si le cas de force majeure perdure plus d’un (1) mois, chaque partie pourra mettre fin aux Services, de plein droit, sans formalité judiciaire, sans préavis et sans droit à indemnités de quelque nature que ce soit, par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception ayant effet immédiat.

Si, à la suite d’un cas de force majeure la partie affectée est empêchée de remplir seulement une partie de ses obligations contractuelles, elle reste responsable de l’exécution des obligations qui ne sont pas affectées par le cas de force majeure ainsi que, le cas échéant, de ses obligations de paiement.

Dès cessation du cas de force majeure, la partie empêchée doit informer immédiatement l’autre Partie et reprendre l’exécution des obligations affectées dans un délai raisonnable.

Effets de la fin des Services et réversibilité

La fin des Services, pour quelque cause que ce soit, entraînera automatiquement et de plein droit la fermeture du Compte Client et des Comptes Utilisateurs. Le Client devra cesser sans délai toute utilisation des Services et remettre à LICO tous programmes et documents relatifs à ceux-ci.

La fin des Services sera sans incidence sur les dispositions des présentes ayant vocation à perdurer au-delà. En particulier :

le Service d’archivage des documents constitutifs d’une demande d’immatriculation continuera d’être fourni jusqu’au terme de la Durée d’Archivage;

 A la fin des Services, quelle qu’en soit la cause, il appartiendra au Client de récupérer l’ensemble de ses données stockées dans l’Espace Client.

Sur demande du Client, LICO pourra procéder à la restitution de l’ensemble de ces données, sous un format standard lisible sans difficulté dans un environnement équivalent.

Cette prestation de réversibilité fera l’objet d’un devis de LICO, dans un délai maximum de trois (3) mois à compter de la demande du Client. LICO s’engage à effectuer les prestations concernées dans le délai de trois (3) mois suivant l’acceptation du devis susvisé par le Client.

Le Client s’engage à collaborer activement avec LICO afin de faciliter la récupération des données et informations.

Il est expressément convenu entre les Parties que LICO sera déchargée de son obligation de procéder à la réversibilité desdites données tant que le Client n’aura pas réglé l’intégralité des factures émises par LICO au titre de la fourniture des Services.

LICO s’engage à répondre à toute demande d’assistance du Client dans les trois (3) mois suivant la fin des Services. LICO s’engage également à procéder à la destruction desdites données et informations et à ne pas conserver de copie.

Références commerciales

Sauf mention expresse du Devis ou transmise à LICO par tout moyen écrit utile, le Client autorise LICO à faire usage de son nom, de sa marque, de son logo, à titre de références commerciales, sur tout support et sous quelque forme que ce soit, pendant la durée des Services et au-delà, pendant une durée de trois (3) ans.

Loi applicable et juridiction

Les présentes conditions générales sont soumises au droit français. Elles seront régies et interprétées selon ce droit.

Tout litige pouvant naître à l’occasion de leur validité, de son interprétation ou de son exécution sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Toulouse (France), sauf règle de procédure impérative contraire.